گام اول: آیا شما واقعا به یک جلسه نیاز دارید؟ تنها در صورتی که واقعا به یک ملاقات حضوری احتیاج دارید و ملاقات حضوری در پیش‌برد اهدافتان کمک می‌کند زمانتان را برای یک جلسه صرف کنید. در جلسه تمرکزتان را روی چیزهایی بگذارید که اهمیت دارد. برای اینکار می‌توانید پیش از شروع جلسه یک لیست تهیه کنید و نتیجه هر کدام از مباحث را خیلی خلاصه جلوی لیست‌تان بنویسید
گام دوم: چه کسی باید در جلسه شرکت کند؟ هنگام تنظیم جلسه، تصمیم بگیرید که چه کسانی باید در جلسه حضور داشته باشند. این افراد باید کسانی باشند که به موضوع جلسه تسلط دارند و افرادی که تصمیم آنها در نتیجه‌گیری و تصمیم تاثیر مستقیم دارد
گام سوم: چقدر زمان نیاز دارید؟ زمان جلسه را برنامه‌ریزی کنید. باید بدانید توضیح راجع به هر مورد چقدر زمان می‌خواهد و نتیجه‌گیری درباره آن باید حداکثر چقدر زمان ببرد. وقتتان را بیشتر از چیزی که باید در جلسات صرف نکنید
گام چهارم: در اتاق جلسه چه چیزهایی و چه کسانی را نیاز خواهید داشت؟ وسایل مورد نیاز و اشخاص مورد نیاز را از پیش آماده کنید. لپ‌تاپ، کاغذ، خودکار، تخته و ماژیک یا یک متخصص در زمینه خاص همه این‌ها را از پیش هماهنگ و آماده کنید تا مجبور نشوید مدام جلسه را ترک کنید یا در طول جلسه منتظر آماده سازی باشید
