بسیاری از سازمان‌ها به سیستم یا عارضه مبهم شکلی (Ambiguous Figure System) (AFS) دچارند. در ساختارهای ناسالم و بیمار، روال معمول برای رسیدگی به موضوعی که خارج از حدود وظایف یک نفر قرار می‌گیرد، ارجاع آن به یک کارشناس مربوط یا سپردن آن به یک مافوق است. در شرایطی که غالبا نظرات کارشناسی یا نظرات افراد مافوق ضرورت دارد، هر فردی موضوع را به فرد مافوق خود ارجاع می‌دهد.
نتیجه آنکه اخذ تصمیم راجع به موارد متعدد از بالاترین مسئول تصمیم گیری در سازمان خواسته می‌شود و دیری نمی‌گذرد که آشکار خواهد شد و بسیاری از تصمیم‌ها را می‌توان با مراجعه به بالاترین مقام مسئول در سازمان به دست آورد. به این ترتیب، یک سیستم مبهم شکلی به وجود می‌آید که دو وجه دارد؛ یک وجه آن نظام رسمی سلسله مراتب اداری و وجه دیگر آن یک نظام غیررسمی است که در ساختار مدیریت موجود شامل یک رابطه صرفا دوجانبه است.
این رابطه دوجانبه بین شخصی که در راس سازمان قرار دارد و جمع بسیاری از افراد که در رده های مختلف زیر نظر او قرار دارند، شکل می‌گیرد. فردی که در راس سازمان قرار دارد زیر بار حجم زیاد کار قرار می‌گیرد و در همین حال به بسیاری از مدیران و کارکنان به دلیل آنکه به بازی گرفته نمی‌شوند، احساس ناکامی و بیهودگی دست می‌دهد.
✳️پدیده مبهم شکلی در سازمان‌ها و سیستم‌های مکانیکی بیشتر نمایانگر می‌شود و یک سیستم مدیریت مکانیکی، مناسب شرایطی است که باثبات و پایدار باشد. ساختارهای مکانیکی با ویژگی‌هایی نظیر پیچیدگی و رسمیت زیاد و تمرکزگرایی شناخته می‌شوند. چنین ساختارهایی با وظایف یکنواخت مناسبت داشته و بر رفتارهای برنامه‌ریزی شده متکی بوده و در واکنش به رویدادهای پیش‌بینی نشده نسبتا کند عمل می‌کنند. ساختار نوع مکانیکی با شرایطی نسبتا ثابت و ایستا تطبیق می‌پذیرد و وظایف و مسائل مدیریتی بر مبنای تخصص‌های مورد نیاز برای حل کردن یا انجام دادن آنها تقسیم می‌شوند.
✳️هر یک یا هر گروه از این مسائل در قلمرو خاصی قرار می‌گیرند و حل کردن هر مساله و یا انجام دادن هر کار با توجه به شرح وظایف و حیطه فعالیت هر فرد به او ارجاع می‌شود. سلسله مراتب نظارت در این نوع سازمان‌ها معین است و مسئولیت اطلاعات کلی و ایجاد هماهنگی صرفا در راس آن سازمان‌ها متمرکز می‌شود. همچنین بر ارتباط و تعامل عمودی و نیز توجه به روسا و تبعیت از آنان به شدت تاکید می‌شود.
